Paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż, ewidencjonowaną na urządzeniach fiskalnych. Należy pamiętać, iż nazwy „fiskalny” można używać wyłącznie w stosunku do dokumentów sprzedaży, które zostały wydrukowane przez urządzenie po jego fiskalizacji.
Wszystkie te, które zostały wydrukowane wcześniej lub nie poświadczają sprzedaży, jak na przykład raporty okresowe czy dokonane korekty nie mogą być nazywane paragonami.
Obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego
Obowiązujące przepisy w większości sytuacji nakładają na sprzedawcę obowiązek wydania klientowi paragonu fiskalnego. Powinien on być wydany zaraz po dokonaniu sprzedaży i zapłaty. Kasy fiskalne co do zasady powinny posiadać podmioty realizujące sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolników. Pomiędzy firmami bowiem rozliczenia odbywają się najczęściej przy pomocy faktur. Paragon fiskalny powinien zawierać niezbędne informacje, jak dokładne dane sprzedawcy, wraz z jego adresem i numerem NIP. Ponadto na paragonie powinny być wyszczególnione wszystkie zakupione towary jak również ich ceny jednostkowe i cena łączna.
Kiedy paragon nie musi być wystawiony?
Oczywiście istnieją również sytuacje, które nie wymagają wystawienia paragonu. W pierwszej kolejności należy wymienić sytuacje, w których sprzedawca jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Brak urządzenia fiskalnego uniemożliwia bowiem wystawienie paragonu fiskalnego. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy płatność jest dokonywana w całości przelewem, a sprzedawca nie ma obowiązku posiadać kasy fiskalnej. Jeśli zaś chodzi o sytuacje, w których klient będący osobą fizyczną życzy sobie wystawienia faktury, to podstawą do sporządzenia takiego dokumentu jest właśnie paragon fiskalny. Powinien on zostać wystawiony, jednak nie trafia do klienta. Pozostaje w dokumentacji sprzedawcy, podpięty pod kopię wystawionej faktury jako podstawa jej wypisania. Warto również pamiętać, że za brak wydania klientom paragonu fiskalnego grożą obecnie surowe konsekwencje.