Kontrola skarbowa w zakresie kas fiskalnych jest prawie nieunikniona dla właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw. Usługa kontrolna służy ocenie prawidłowości dokumentowania obrotu i rozliczania się z podatku od towarów i usług. Aby uniknąć problemów związanych z wysokimi karami za złe zarządzanie finansami lub naruszenie przepisów fiskalnych, wielu właścicieli biznesów musi wiedzieć, jak przygotować się do kontroli skarbowej.
Przygotowanie do kontroli skarbowej kas fiskalnych
Kontrole skarbowe w zakresie kas fiskalnych są czynnościami w wielu firmach, czy to przedsiębiorstwach, czy też jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli, wskazane jest przygotowanie się do jej przeprowadzenia. O czym należy pamiętać i jak przygotować się do kontroli?Dokumenty, które warto przygotować
Przygotowując się do kontroli skarbowej kas fiskalnych, należy przede wszystkim przygotować odpowiednie dokumenty i wskazane jest, aby pracownik lub osoba odpowiedzialna za księgowość była w tym procesie w pełni współpracująca. Podczas kontroli należy przedstawić następujące dokumenty:
- Paragony i raporty z kas fiskalnych z danego okresu, z którego skontrolowany został VAT;
- Rachunki dokumentujące wydatki powiązane z kontrolowanymi transakcjami;
- Inne dokumenty, w tym przedstawiciele handlowi, dane podatkowe i dokumenty związane z innymi transakcjami;
- Dokumentacja dotycząca kas rejestrujących: wypełnione procedury uruchomienia, instrukcje serwisowe, certyfikaty homologacji lub inne dokumenty dotyczące konfiguracji lub badań;
- Udokumentowane potwierdzenia sporządzonych usług, w tym testowanie, przeglądy, konserwacja i naprawy, wykonane przez autoryzowanego technika;
Dokonywane sprawdzenia
Komisja skarbowa może przeprowadzać szczegółowe badania finansowe wraz z dowodami na to, jak podatnicy wykorzystują kasy fiskalne w wystawieniu paragonów i dokonywanych płatności. Zostaną przeprowadzone następujące kontrole:
- Sprawdzenie rzetelności dokumentów, takich jak faktury, rachunki, dowody dostaw, odcinki i rachunki w oparciu o wydatki podatnika;
- Kontrola kas fiskalnych – urządzenia sprawdzone są, aby upewnić się, że konfiguracja, a następnie raportowanie są zgodne z oczekiwaniami;
- Ocena wymogów dotyczących rejestrowania i archiwizacji danych;
- Kontrola protokołów i usług w zakresie serwisowania kas fiskalnych;
- Sprawdzenie danych z kas fiskalnych na podstawie kontroli środków przychodu i wydatków oraz wpisanych stawek VAT;
Jak się przygotować?
Aby przygotować się do odpowiedniego przeprowadzenia kontroli skarbowej w zakresie kas fiskalnych, firma powinna przede wszystkim wybrać uprawnionego systemu kasowego. Taki system kasowy musi mieć konfigurację dostosowaną do aktualnego standardu prawnego.
Kasjerzy powinni zostać zaznajomieni z zasadami dokonywania transakcji i procesem weryfikacji dowodów sprzedaży wydanych przez kasę. Wszystkie papiery powinny być wystawiane w sposób czytelny i umożliwiający zweryfikowanie warunków transakcji.
Warto też zadbać o odpowiednie archiwum danych kasowych. Wygenerowane raporty VAT muszą zawierać wszystkie wymagane informacje i być dostępne w ustalonym czasie.
Aby mieć pewność, że wszystkie elementy kasy są zgodne z prawem i nie ma błędów, firma powinna skonsultować się z rzecznikiem podatkowym. Specjalista ten pomoże zaplanować odpowiednie działania i procedury, aby uniknąć nieporozumień w trakcie kontroli skarbowej.
Przygotowanie się do kontroli skarbowej kas fiskalnych jest bardzo ważne dla firm, szczególnie w kontekście obowiązujących wymogów podatkowych. Błędy rozliczeniowe mogą prowadzić do problemów nie tylko finansowych, ale także karnych. Aby uniknąć takich niepożądanych sytuacji, należy wykonać wymienione wyżej czynności.